Autor: Yuri Mutão Marques
O tempo é um recurso precioso e as organizações estão cada vez mais exigentes com a sua gestão. Gerir o tempo é criar um instrumento capaz de orientar o desempenho e a rotina de trabalho, de maneira prática e eficaz. Porém, essa capacidade de gerenciar as horas e atividades do dia a dia, não se prende apenas ao âmbito profissional, mas também se expande para outras áreas funcionais da vida.
Para darmos início ao saber da metodologia com mais facilidade, é necessário nos desprendermos do mito de que ‘manter-se constantemente ocupado significa ser produtivo’ — muito pelo contrário. O principal ponto sobre o Gerenciamento do tempo e produtividade é a questão que ‘ser produtivo’ está ligado mais a um conceito qualitativo do que quantitativo.
Não há nada mais democrático no mundo do que o tempo. 24 horas sempre serão 24 horas, para todos, e o que se faz com esse tempo é o que muda.
Conceitualmente, “Gestão do Tempo” é a capacidade de utilizar um sistema que ajude a adquirir controle sobre as horas do dia, para que possamos equilibrar as funções que desempenhamos, satisfazendo nossas necessidades e cumprindo nossas responsabilidades.
A partir deste conceito foram estruturados e amplamente desenvolvidos métodos e técnicas a respeito do planejamento e controle sobre o temporal. Uma técnica de gestão do tempo inclui um conjunto de tarefas, processos e decisões com foco na coordenação dos objetivos administrados dentro das limitações de tempo.
É nítido que para se construir o hábito de controle do tempo, é imprescindível se ter um objetivo muito bem definido . Para isso, é de extrema importância saber exatamente o que se quer, o resultado pretendido. Ou seja, deve-se desenvolver um conceito chamado Autoconhecimento.
O Autoconhecimento é um forte aliado para o aumento da produtividade e bom uso da gestão do tempo. A partir do entendimento de quais são seus pontos fortes e seus pontos de melhoria, a capacidade de utilizar métodos mais assertivos para manter-se organizado é nítida. Com o autoconhecimento, pode-se planejar verdadeiros desejos e colocar a carreira e vida pessoal, no foco do que realmente interessa em determinado momento.
Em busca de resolver questões associadas ao tema, algumas pessoas adotam práticas para otimizar seu dia a dia. A utilização de uma agenda, por exemplo, pode ajudar a organizar melhor compromissos e entregas pendentes. A utilização de técnicas como a de Pomodoro também é uma ótima estratégia.
O Pomodoro é um gerenciador de tempo. É utilizado para exercer tarefas, podendo ser na área dos estudos ou trabalho. A proposta sugere que você cronometre e foque totalmente no que está executando, até que chegue o momento de sua pausa. Todo o método intercala entre períodos trabalhados e intervalos de descanso.
Para realizar a Técnica Pomodoro, é necessário um cronômetro e um papel para anotações. Realize a tarefa por 25 minutos. Pare e descanse durante 5 minutos. Retorne e faça mais 25 minutos de trabalho e, novamente, dê uma pausa de 5 minutos. Após completar este ciclo quatro vezes, aumente seu descanso para 30 minutos. Repita. Anote tudo que o distraiu no papel. Assim, nas próximas vezes, você conseguirá se planejar melhor. Como dito anteriormente, o autoconhecimento é de extrema importância, seja para esse ou outros métodos.
Esse tipo de técnica é mais voltado para tarefas funcionais, repetitivas e cotidianas. Porém, é necessário atentar-se para a parte mais abstrata da gestão do tempo: o planejamento.
Existe uma metodologia amplamente usada dentro do espectro da Gestão do tempo chamada Tríade do Tempo. O conceito da mesma foi criado por Christian Barbosa, um dos maiores especialistas em gerenciamento de tempo e produtividade pessoal no Brasil. Para ter ideia da grandeza deste conceito, ele é utilizado, inclusive, na Great Group, empresa referência em Consultoria e Gestão Empresarial.
O objetivo da Tríade do Tempo é conseguir conciliar e manter a harmonia e o equilíbrio entre a família, o trabalho e o lazer. Ela sugere que o tempo que se gasta nestas três esferas da vida devem ser redistribuídos, para que então consiga alcançar resultados cada vez mais satisfatórios ao aplicar o método, tanto na vida pessoal quanto profissional.
Resumidamente, a Tríade do Tempo divide o Gerenciamento do Tempo em 3 esferas:
- Esfera da Importância: atividades e tarefas que são relevantes em nossas vidas, proporcionam prazer ao serem executadas, sendo a maior parte delas espontâneas.
- Esfera de Urgência: tarefas cujo tempo está curto, no limite ou já se esgotou. São as exigências que surgem em cima da hora e geralmente são imprevisíveis como acidentes, erros no geral, mudança de prioridade repentina, etc. Em geral, acabam trazendo pressão e estresse.
- Esfera Circunstancial: atividades desnecessárias, excessivas e/ou sem resultados. Gastos inúteis de tempo como descansos longos, retrabalhos e demais atividades feitas por comodidade, muito relacionado à procrastinação.
Usando a tecnologia a nosso favor, a capacidade de controle e execução de tarefas se encontra por trás de alguns cliques. Existem inúmeras ferramentas disponíveis no mercado, de maneira paga e gratuita, que são amplamente utilizadas, como por exemplo os aplicativos. Dessa forma, serão mostrados os dois aplicativos mais bem avaliados sobre gestão do tempo: o Trello e o Google Calendar.
O Trello é um dos gerenciadores de tarefas mais utilizados nos âmbitos profissionais e pessoais. Ele permite a criação de colunas e cartões interativos, que representam as tarefas que devem ser realizadas. Além de ser uma ferramenta visual que possibilita ao time o gerenciamento de qualquer tipo de projeto, fluxo de trabalho ou monitoramento de tarefas.
Criado a partir da metodologia Kanban, o Trello apresenta 3 aspectos/ferramentas principais: Quadros, Listas e Cartões.
Cada quadro (ou board) é uma “página” dentro do Trello, a área em que você organiza projetos (conjunto de atividades e tarefas definidas para serem feitas em determinado tempo), podendo dividi-los em temas, como ‘Atividades Domésticas’, ‘Planejamento de Viagem’, ‘Gerenciamento do Projeto’.
Dentro de cada quadro, adiciona-se Listas (divididas em colunas), que funcionam como etapas ou categorias do projeto.
Cada lista é um conjunto de Cartões, correspondendo a detalhes menores. Cada cartão é a atividade a ser feita ou informações que se deseja registrar como ATA’s e descrições.
O Google Calendar, por sua vez, é um aplicativo perfeito para tarefas diárias, se trata de uma agenda virtual que é sincronizada com o e-mail do usuário – assim, suas funcionalidades são ainda maiores. Com ele, é possível adicionar os compromissos, definir horários específicos e receber notificações de lembretes para cumprir cada situação, entre outras inúmeras funções.
Não há muito segredo quanto ao funcionamento do Google Calendar. Ao clicar sobre uma determinada data e horário ou clicar no sinal de “adicionar”, por exemplo. Com isso uma janela se abrirá solicitando o título e a especificação do compromisso: evento, tarefa, lembrete e objetivo/meta.
No caso de um evento, a janela inicial se expandirá em uma nova tela, em que serão solicitadas informações, como o local, data e hora, se é um evento recorrente ou não e a descrição do acontecimento. Nos casos de lembretes e tarefas, o aplicativo notifica o usuário e exibe a descrição de cada um dos componentes dentro do lembrete/tarefa. Em todos os casos é possível escolher e organizar os horários e datas de uma forma muito flexível e simples, o que mostra o diferencial do aplicativo.
A função objetivo funciona um pouco diferente. Com ela, o usuário escolhe o tema do objetivo que deseja cumprir, juntamente com a descrição, frequência e tempo que desejar investir nesta meta. Assim, o próprio aplicativo estrutura uma rotina, a partir das especificações descritas, para se despender tempo para esta atividade, encaixando-a em seu cotidiano.
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